BI Self-Service: Warum Fachbereiche Einsicht in SAP-Kennzahlen haben sollten
Als Softwareentwickler im Bereich SAP Business & Analytics begegnen uns immer wieder „Zeitfresser“ aus dem Business Intelligence-Alltag, die sich wesentlich schneller lösen lassen. Dieser Beitrag ist der erste in der Reihe „BI-Zeitfresser und wie man sie loswird“. Er befasst sich mit dem Thema Self Service BI und warum auch der IT geholfen ist, wenn Fachbereiche Einblick in SAP-Kennzahlen haben.
Der Use Case: Meist ein Anzeigefehler im SAP-Dashboard
Man kennt’s: Dashboards sollen eigentlich Überblick und Klarheit bringen – wenn sie dann aber falsche Werte oder Fehlermeldungen anzeigen, ist natürlich das Gegenteil der Fall. Ärgerlich ist das insbesondere, wenn das dem Fachbereich kurz vor einem Meeting auffällt, in dem das Dashboard gebraucht wird.
Häufig liegt der Fehler bei einer der verwendeten Kennzahlen im SAP-System – insbesondere, wenn diese sich aus mehreren weiteren Kennzahlen im System zusammensetzt, also eine „verschachtelte Kennzahl“ ist. Eine andere Bezeichnung, die häufig verwendet wird, ist die „berechnete Kennzahl“.
Verschachtelte Kennzahlen haben ihre Tücken
Die Kennzahl „Erwarteter Auftragseingang“ in einem Sales-Dashboard kann sich nämlich zum Beispiel aus vier bis sechs weiteren, ebenfalls verschachtelten Kennzahlen zusammensetzen- zum Beispiel aus der Verkaufswahrscheinlichkeit, den offenen Angeboten, und so weiter.
Herauszufinden, ob im SAP-System bei einer dieser vielen verwendeten Kennzahlen ein Fehler vorliegt, frisst verdammt viel Zeit.
Was genau hier so lange dauert? Solange der Fachbereich nur den Fehler im Dashboard feststellt, nicht aber einsehen kann, welche weiteren „Unter“-Kennzahlen die falsch angezeigte Kennzahl beinhaltet, kann er nur ein unspezifisches Support-Ticket bei der IT aufgeben. Diese muss dann auf Fehlersuche gehen und alles im Backend der Kennzahl im SAP-System beleuchten. Und da die IT bekanntlich nur so in Tickets schwimmt, wird das Problem noch eine Weile bestehen.
Wie versprochen geht es in diesem Artikel natürlich nicht nur um Probleme, sondern auch um Lösungen – und die Lösung in diesem Fall lautet BI Self-Service – genauer, Data Catalog. Und Treiberbaum. Aber von vorne:
Die Lösung: SAP-Metadaten im Data Catalog
Um Fachbereichen gleichermaßen Einblicke zu geben und der IT Arbeit abzunehmen, empfiehlt sich der Einsatz eines Data Catalogs, der auch den Durchblick bei SAP bietet – zumindest so aufbereitet, dass Fachbereiche die Inhalte einfach verständlich konsumieren können.
Unser Data Catalog, das Enterprise Glossary erstellt für jede Kennzahl der synchronisierten SAP-Systeme Glossareinträge, in denen sowohl die fachliche Definition als auch ihre Berechnung mit allen involvierten Kennzahlen abgebildet ist. Mit der neuesten Enterprise Glossary-Funktion, dem „Treiberbaum“, wird die Formel sogar grafisch in einer Netzwerkgrafik dargestellt und bietet so eine einfach verständliche Übersicht über sämtliche Level der verschachtelten Kennzahl (siehe GIF).
So kann von Fachbereichen ohne Zugang zu SAP sofort nachvollzogen werden, welche Kennzahlen am Dashboard beteiligt sind. Wenn aus fachlicher Sicht schon hier eine falsche Berechnung vermutet wird, kann die IT viel gezielter – und wesentlich schneller – das Problem im Backend beheben. Der Data Catalog fungiert so als Bindeglied zwischen Fachbereichen und IT – und macht allen das Leben ein bisschen leichter. Natürlich nützt die Funktion auch im Alltag, um nachzuvollziehen, wie bestimmte Werte in Dashboards überhaupt zustande bekommen.
Fazit: Der Einsatz eines Datenkatalogs mit Anknüpfung an verwendete SAP-Systeme schafft einen Self Service-Point, der eine effizientere Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen und der IT erlaubt – sei es bei Fehlersuchen in Dashboards, der Definition von Kennzahlen oder bei Fragen zu bereits bestehenden Berichten.