BI Self-Service: Warum Fachbereiche Einsicht in SAP-Kennzahlen haben sollten
Als BI Self-Service-Anbieter und Softwareentwickler im Bereich SAP Business & Analytics begegnen uns immer wieder „Zeitfresser“, also Prozesse aus dem Business Intelligence-Alltag, die sich wesentlich schneller lösen lassen würden. Dieser Beitrag behandelt die Abhängigkeit zwischen Fachbereichen, die mit Dashboards und Berichten arbeiten, und der IT, die ihrerseits Tickets bearbeitet, wenn es genau dort hakt. Er erörtert das Konzept BI-Self Service, das helfen kann, diese Prozesse zu beschleunigen und so Kosten, Zeit und Nerven zu sparen. Konkret geht es darum, Fachbereichen mithilfe von Data Cataloging Einblicke in die Metadaten ihrer Kennzahlen und Berichte zu gewähren – so wird die IT entlastet und das Business effizienter und handlungsfähiger.
Der Use Case: Meist ein Anzeigefehler im SAP-Dashboard
Man kennt’s: Dashboards (zum Beispiel SAC-Dashboards oder SAP Business Objects Dashboards) sollen Business Departments wie dem Controlling, Vertrieb, Supply Chain Management etc. eigentlich Überblick und Klarheit bringen – wenn sie dann aber falsche Werte oder Fehlermeldungen anzeigen, ist natürlich das Gegenteil der Fall. Ärgerlich ist das insbesondere, wenn das dem Fachbereich kurz vor einem Meeting auffällt, in dem das Dashboard gebraucht wird.
Häufig liegt der Fehler bei einer der verwendeten Kennzahlen im SAP-System – insbesondere, wenn diese sich aus mehreren weiteren Kennzahlen im System zusammensetzt, also eine „verschachtelte Kennzahl“ ist. Eine andere Bezeichnung, die häufig verwendet wird, ist die „berechnete Kennzahl“.
Verschachtelte Kennzahlen haben ihre Tücken
Ein Beispiel aus dem Vertrieb: Die Kennzahl „Erwarteter Auftragseingang“ in einem Sales-Dashboard kann sich nämlich zum Beispiel aus vier bis sechs weiteren, ebenfalls verschachtelten Kennzahlen zusammensetzen- zum Beispiel aus der Verkaufswahrscheinlichkeit, den offenen Angeboten, und so weiter.
Herauszufinden, ob im SAP-System bei einer dieser vielen verwendeten Kennzahlen ein Fehler vorliegt, frisst verdammt viel Zeit.
Was genau hier so lange dauert? Solange der Fachbereich nur den Fehler im Dashboard feststellt, nicht aber einsehen kann, welche weiteren „Unter“-Kennzahlen die falsch angezeigte Kennzahl beinhaltet, kann er nur ein unspezifisches Support-Ticket bei der IT aufgeben. Diese muss dann auf Fehlersuche gehen und alles im Backend der Kennzahl im SAP-System beleuchten. Und da die IT bekanntlich nur so in Tickets schwimmt, wird das Problem noch eine Weile bestehen.
Wie versprochen geht es in diesem Artikel natürlich nicht nur um Probleme, sondern auch um Lösungen – und die Lösung in diesem Fall lautet BI Self-Service – genauer, Data Catalog. Und Treiberbaum. Aber von vorne:
Die Lösung: SAP-Metadaten im Data Catalog
Um Fachbereichen gleichermaßen Einblicke zu geben und der IT Arbeit abzunehmen, empfiehlt sich der Einsatz eines Data Catalogs, der auch den Durchblick bei SAP-Metadaten bietet – zumindest so aufbereitet, dass Fachbereiche die Inhalte einfach verständlich konsumieren können.
Unser Data Catalog, das Enterprise Glossary erstellt für jede Kennzahl der angeschlossenen SAP-Systeme automatisch Glossareinträge, in denen sowohl die fachliche Definition als auch ihre Berechnung mit allen involvierten Kennzahlen abgebildet ist. Mit der neuesten Enterprise Glossary-Funktion, dem „Treiberbaum“, wird die Formel sogar grafisch in einer Netzwerkgrafik dargestellt und bietet so eine einfach verständliche Übersicht über sämtliche Level der verschachtelten Kennzahl (siehe GIF).
So kann von Fachbereichen ohne Zugang zu SAP sofort nachvollzogen werden, welche Kennzahlen am Dashboard beteiligt sind. Wenn aus fachlicher Sicht schon hier eine falsche Berechnung vermutet wird, kann die IT viel gezielter – und wesentlich schneller – das Problem im Backend beheben. Der Data Catalog fungiert so als Bindeglied zwischen Fachbereichen und IT – und macht allen das Leben ein bisschen leichter. Neben der steigenden Mitarbeiterzufriedenheit sind für Budgetverantwortliche natürlich vor allem Kosten ein wichtiger Aspekt: Durch die eingesparte Zeit kann das Enterprise Glossary als BI Self-Service Tool mindestens 40.000€ im Jahr einsparen. Wie die Kostenersparnis anhand des aufgeführten Use Case mit Fehlern im Dashboard genau zustande kommt, sehen Sie in diesem Video:
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Fazit: Der Einsatz eines Datenkatalogs mit Anknüpfung an verwendete SAP-Systeme schafft einen BI Self Service-Point, der eine effizientere Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen und der IT erlaubt – sei es bei Fehlersuchen in Dashboards, der Definition von Kennzahlen oder bei Fragen zu bereits bestehenden Berichten – zum Beispiel, welche Berichte bereits existieren, welche Datenquelle sie haben oder welche Kennzahlen Bestandteil der Query sind.